La ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta las medidas técnicas, humanas, administrativas y jurídicas necesarias para garantizar la protección de los datos personales que reposen en sus bases de datos, archivos físicos, medios electrónicos y demás sistemas de información bajo su administración, de conformidad con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

La presente política aplicará a los datos personales de personas naturales consignados en cualquier base de datos física o digital administrada por la ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA, su sede principal, áreas administrativas, programas institucionales, actividades de entrenamiento, campañas sociales, actividades de voluntariado y cualquier otra dependencia o actividad desarrollada por la Asociación.

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento ubicado en Colombia envía la información o los datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

La ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA aplicará los principios previstos en el artículo 4 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y demás normas concordantes:

• 1. Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que deberá sujetarse a las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes.
• 2. Finalidad: El tratamiento deberá obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley, informada al respectivo Titular.
• 3. Libertad: El tratamiento sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• 4. Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos o que induzcan a error.
• 5. Transparencia: La Asociación garantizará al Titular el derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de cualquier dato personal que sea de su interés o titularidad.
• 6. Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento de datos personales se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos, de las disposiciones legales y constitucionales.
• 7. Seguridad: La información deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• 8. Confidencialidad: Todas las personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a la información estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la Asociación.
• 9. Facilitación: La Asociación facilitará el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias que puedan obstruirlo.
• 10. No Discriminación: Se garantizará el acceso a la información a todos los titulares en condiciones de igualdad, sin restricciones injustificadas.
• 11. Gratuidad: El acceso a la información será gratuito, salvo costos de reproducción cuando resulten procedentes conforme a la ley.
• 12. Celeridad: Las actuaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales se desarrollarán de manera ágil, eficiente y oportuna.

• Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Asociación.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales, previa solicitud.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario.
• Conocer la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales y las finalidades del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Solicitar información respecto de las transferencias y transmisiones nacionales o internacionales de sus datos personales.
• Ejercer los demás derechos consagrados en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

En el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, la ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA asegurará el respeto de los derechos prevalentes de esta población. Queda prohibido el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos de naturaleza pública o cuando el tratamiento responda a su interés superior y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cuando proceda el tratamiento de datos de menores de edad se deberá:

• Responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.
• Valorar la opinión del menor, teniendo en cuenta su madurez y capacidad para comprender el asunto.
• Obtener la autorización previa, expresa e informada del representante legal, padre, madre o acudiente, cuando sea exigida por la ley.
• Garantizar el derecho del menor a ser escuchado.

La Asociación adoptará medidas necesarias para garantizar que el tratamiento de datos de menores se realice bajo criterios de confidencialidad, seguridad, necesidad, proporcionalidad y protección reforzada.

Como Responsable del Tratamiento, la ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA se compromete a:

1. Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
5. Mantener actualizada la información suministrada por el Titular.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta.
7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
8. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de la normativa.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Utilizar los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas y compatibles con el objeto social de la Asociación.

La Asociación requerirá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales. Para la manifestación de la autorización los titulares deberán acreditar su identidad de forma suficiente por los medios que la Asociación ponga a su disposición.

Se entenderá que la autorización cumple los requisitos legales cuando se manifieste por escrito, de forma verbal, o mediante conductas inequívocas del Titular. En ningún caso el silencio será asimilado como conducta inequívoca para obtener la autorización.

No se requerirá autorización del Titular en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante: documentos físicos, formularios impresos o electrónicos, mensajes de datos, correo electrónico, sitios web, aplicaciones tecnológicas, registros audiovisuales, o cualquier otro formato que permita demostrar de manera inequívoca la voluntad del Titular.

La autorización deberá permitir verificar que el Titular fue informado acerca de: (1) la identidad del Responsable del Tratamiento; (2) la finalidad para la cual serán tratados los datos; (3) los derechos que le asisten como Titular; (4) los mecanismos para ejercer dichos derechos; y (5) la posibilidad de consultar la presente Política.

La ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA conservará prueba de la autorización otorgada por los titulares y mantendrá registro de: (1) la forma en que fue obtenida la autorización; (2) la fecha de otorgamiento; (3) la finalidad informada al Titular; y (4) los datos objeto de tratamiento.

La conservación se realizará durante el tiempo necesario para acreditar la legitimidad del tratamiento y cumplir las obligaciones legales aplicables.

Los titulares podrán, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre que no exista una obligación legal o contractual que impida su eliminación.

La revocatoria podrá ser total (cese completo del tratamiento) o parcial (cese respecto de determinadas finalidades o actividades específicas). En caso de revocatoria parcial, la Asociación podrá continuar el tratamiento para aquellas finalidades respecto de las cuales no haya sido revocado el consentimiento o exista base legal para su conservación.

Los datos personales podrán ser utilizados para las siguientes finalidades:

1. Registro, administración y seguimiento de participantes en programas de formación, entrenamiento y actividades relacionadas con Dianética y Scientology.
2. Gestión de asistencia a cursos, talleres, seminarios, conferencias y eventos académicos, culturales, educativos y comunitarios.
3. Administración de actividades de voluntariado, campañas sociales y programas de servicio comunitario.
4. Canalización de ayudas, donaciones y actividades de interés social.
5. Comunicación institucional y fortalecimiento de la relación con asociados, participantes, voluntarios y beneficiarios.
6. Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables, administrativas y estatutarias.
7. Protección de los derechos fundamentales de los titulares, incluyendo la libertad religiosa, de culto y de conciencia.
8. Administración de sistemas de información, gestión documental, archivo, facturación, contabilidad, auditoría y control interno.
9. Atención de peticiones, consultas, quejas, reclamos y solicitudes formuladas por los titulares.
10. Contacto con los titulares para validación, actualización y confirmación de información.
11. Cumplimiento de compromisos contractuales celebrados entre la Asociación y los titulares.
12. Atención de requerimientos efectuados por autoridades administrativas, judiciales o de control.
13. Recolección y tratamiento de información correspondiente a voluntarios activos y aspirantes a programas de voluntariado.
14. Administración de material fotográfico, audiovisual y multimedia generado en actividades institucionales, previa autorización cuando legalmente sea requerida.
15. Captación y tratamiento de imágenes obtenidas mediante sistemas de videovigilancia implementados para fines de seguridad.
16. Desarrollo de estudios estadísticos, mediciones de satisfacción, evaluaciones institucionales y análisis de impacto de programas y actividades.
17. Cualquier otra finalidad que se derive razonablemente de la relación existente entre el Titular y la Asociación.

1. Dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de contratos laborales, civiles, comerciales o de prestación de servicios.
2. Gestionar afiliaciones, pagos, prestaciones sociales, aportes al sistema de seguridad social y demás obligaciones legales.
3. Dar cumplimiento a las normas tributarias, comerciales, laborales y contables aplicables.
4. Implementar mecanismos de seguridad mediante sistemas de videovigilancia, registros de ingreso y controles de acceso.
5. Gestionar procesos de selección, vinculación, permanencia y desvinculación.
6. Conservar la información necesaria para atender requerimientos legales, administrativos o judiciales.
7. Mantener registros históricos, documentales y contractuales cuando exista obligación legal o interés legítimo para su conservación.

1. La Asociación restringirá estrictamente el tratamiento de datos sensibles a los casos en que resulte necesario para el desarrollo de sus actividades estatutarias, educativas, culturales, sociales, filosóficas o institucionales, o para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
2. La Asociación informará previamente al Titular cuáles son los datos sensibles objeto de tratamiento y el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas relacionadas con esta categoría.
3. Sólo se dará tratamiento a datos sensibles sin autorización previa cuando exista una situación de emergencia vital o sanitaria que requiera actuación inmediata para proteger la vida, la salud o la integridad de una persona.
4. Ningún titular estará obligado a suministrar datos sensibles, salvo en los casos expresamente autorizados por la ley.

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular la presente Política, la Asociación implementará un Aviso de Privacidad que contendrá como mínimo:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto de la Asociación como Responsable del Tratamiento.
2. Las finalidades generales del tratamiento de los datos personales.
3. Los mecanismos dispuestos para que el Titular conozca la Política y ejerza sus derechos.
4. La indicación de que la información podrá ser consultada a través de los canales institucionales.

La Asociación garantizará el derecho de acceso de los titulares a la información personal, permitiéndoles conocer la existencia de sus datos, las finalidades del tratamiento, el origen de la información cuando proceda, copia de la autorización otorgada, la posibilidad de actualización, corrección o supresión, y los terceros a quienes se haya suministrado información.

La Asociación adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y jurídicas razonables para proteger los datos personales, entre ellas:

• Controles de acceso físico y lógico a la información.
• Mecanismos de autenticación y validación de usuarios.
• Políticas de administración de contraseñas y credenciales.
• Restricciones de acceso conforme al principio de necesidad de conocer.
• Copias de respaldo y recuperación de información.
• Protocolos de confidencialidad para trabajadores, contratistas, voluntarios y demás personas con acceso a información personal.

La información personal se conservará únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas y las obligaciones legales aplicables. Cumplidas las finalidades, la información será eliminada, anonimizada o archivada conforme a los procedimientos internos y las normas vigentes.

Las consultas podrán presentarse mediante comunicación escrita o a través de los canales institucionales. Serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado con los motivos de la demora y la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

El reclamo deberá contener: identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección física o electrónica para recibir respuesta, y documentos que se pretendan hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá la leyenda "Reclamo en trámite" en la base de datos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El término máximo para atender el reclamo es de quince (15) días hábiles.

• El Titular, quien deberá acreditar su identidad de forma suficiente.
• El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
• Por estipulación a favor de otro o para otro.
• Las personas facultadas por la ley para ejercer los derechos del Titular.
• Los derechos de niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por sus representantes legales.

El Titular podrá solicitar la supresión de sus datos cuando éstos no estén siendo tratados conforme a la ley, hayan dejado de ser necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, o se haya superado el período necesario para el cumplimiento de los fines.

La supresión no procederá cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La conservación sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales.
• La información sea requerida para el ejercicio o defensa de derechos en actuaciones administrativas, judiciales o disciplinarias.
• Exista una obligación legal de conservación documental.

Los titulares podrán solicitar en cualquier momento la actualización, rectificación o corrección de sus datos. La solicitud deberá contener: identificación del Titular, descripción clara de los datos respecto de los cuales solicita la modificación, documentos de soporte cuando resulte necesario, y dirección física o electrónica para recibir respuesta.

La solicitud de revocatoria deberá presentarse a través de los canales dispuestos por la Asociación y contendrá como mínimo: identificación del Titular, descripción de los hechos que motivan la solicitud, manifestación expresa de la voluntad de revocar la autorización, y dirección física o electrónica para recibir respuesta.

Cuando la revocatoria resulte procedente, la Asociación cesará el tratamiento de los datos personales respecto de las finalidades para las cuales haya sido revocada la autorización, salvo que exista una obligación legal o contractual que permita la conservación de la información.

La ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA designará una persona o dependencia responsable de promover, coordinar y supervisar el cumplimiento de la presente Política. Mientras la Junta Directiva no designe expresamente un Oficial de Protección de Datos Personales, dichas funciones serán ejercidas por el Representante Legal o por quien éste delegue formalmente.

La Asociación podrá realizar transferencias y transmisiones nacionales e internacionales de datos personales cuando resulte necesario para el cumplimiento de sus finalidades institucionales, estatutarias, contractuales o legales, observando las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las transferencias o transmisiones no implicarán la cesión de la titularidad de los datos personales ni la autorización para fines distintos de aquellos para los cuales fueron recolectados.

Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades que justificaron su creación, incluyendo obligaciones legales, tributarias, contables, administrativas o contractuales. Una vez desaparezcan dichas finalidades y hayan vencido los términos legales aplicables, la información será eliminada, anonimizada o archivada conforme a las políticas internas de gestión documental.

La presente Política rige a partir de su aprobación por la ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA. La Asociación se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar la política en cualquier momento, en cumplimiento de cambios normativos, decisiones institucionales o necesidades operativas. Cualquier modificación sustancial será comunicada a los titulares. La versión vigente permanecerá disponible a través de los canales institucionales de la Asociación.

La presente Política constituye el marco general de actuación de la ASOCIACIÓN SCIENTOLOGY COLOMBIA respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión y demás actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales.

Todos los trabajadores, contratistas, voluntarios, asociados, directivos y demás personas que intervengan en actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales deberán cumplir las disposiciones contenidas en la presente política.

La interpretación y aplicación de esta Política se realizará conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás normas que regulen la protección de datos personales.